Je staat er waarschijnlijk niet dagelijks bij stil, maar ieder dak is een bron van nuttige data die gebouwbeheerders en eigenaren helpen om grip te krijgen op het onderhoud, de kosten en de levensduur van hun daken. Dakota is het overzichtelijke online platform dat alle data en kennis over daken samenbrengt, zodat je op het juiste moment de juiste beslissingen kunt nemen. Accountmanager Roy Zijtregtop en Ralf Putter, hoofd van Daklab, leggen uit hoe Dakota het verschil maakt in de dakdagelijkse praktijk van hun klanten.

De vijfde gevel

Roy noemt een dak ook wel de vijfde gevel. “Tevens de meest vergeten gevel. Tot op zekere hoogte is dat begrijpelijk. Dat wat je niet eenvoudig kunt zien, vraagt doorgaans niet voortdurend je aandacht. Het gevolg van deze aanpak is echter wel dat je als eigenaar of beheerder per definitie achter de feiten aanloopt voor iets waar je net zoveel grip op wilt als op je overige bedrijfsmiddelen.”

Oude daken, oude werkwijzen

Roy komt regelmatig voorbeelden tegen waaruit blijkt dat bij eigenaren en beheerders niet alle info over de daken bekend is. Dat maakt het lastig een accuraat overzicht van het onderhoud en de kosten te maken. “We vragen standaard hoeveel lekkages er op jaarbasis worden gemeld en hersteld. Soms zijn de cijfers die we doorkrijgen een erg laag in vergelijking met andere opdrachtgevers. Het komt weleens voor dat we tijdens onze nulmeting op het drie- of viervoudige komen, dan het aantal waar deze partijen hun beleid en budgetten op hadden bepaald. Ik heb ook weleens dat een klant verrast is over het aantal dakvlakken dat we hebben opgemeten tijdens een nulmeting. Deze hadden ze zelf lager ingeschat.”

Data geeft duidelijkheid

“In beide voorbeelden dachten alle betrokkenen oprecht dat de gegevens waar ze op stuurden klopten. Maar in beide voorbeelden zouden ze vroeg of laat onherroepelijk met onaangename financiële verrassingen zijn geconfronteerd. Dat is behalve zorgelijk en ongewenst vooral bijzonder onnodig.” Deze klanten hebben door Dakota inmiddels weer grip op hun daken, maar voor veel anderen is er nog een wereld te winnen. “De betrouwbare, actuele data die je gaat helpen om volledig grip te krijgen op zowel kosten, onderhoud als levensduur is er gewoon. Je hoeft deze alleen maar voor je te laten werken.”

Dakota maakt de data van je daken inzichtelijk

“Dakota helpt je daarbij. In de eerste plaats door van al je complexen alle daken letterlijk in beeld te brengen op een digitale kaart waarop je tot op woningniveau kunt inzoomen. Met een schouw brengen onze mensen per complex alle relevante data in beeld. Dankzij deze nulmeting krijg je als eigenaar of beheerder feitelijke informatie over de constructie en de werkelijke afmetingen, maar ook de conditie. We geven aan welke onderdelen op welke termijn aan vervanging toe zijn, en geven daarbij ook een realistische indicatie van de te verwachte kosten. Alleen al deze stap stelt partijen in staat om op complexniveau doelgericht onderhoud te plannen en te budgetteren.”

Beheren, analyseren, budgetteren, repareren

“Al deze data wordt opgeslagen in Dakota. Van daaruit kunnen meer gegevens worden herleid die helpen om onderhoud efficiënter te plannen. Als bijvoorbeeld blijkt dat meerdere daken in een bepaalde straat of wijk onderhoud nodig hebben, kun je relatief eenvoudig de projectkosten omlaag brengen. En terwijl je kosten bespaart door er op tijd bij te zijn, verleng je ook nog eens de levensduur van je daken. Zo snijdt het mes aan meerdere kanten voor zowel eigenaren en beheerders als gebruikers.”

Alle info overzichtelijk op één plek

“Uiteraard blijft het niet bij die nulmeting. Dakota geeft ook inzicht in lekkages, onderhoudswerkzaamheden, planmatig onderhoud, advies voor correctief onderhoud om de levensduur te verlengen en nog veel meer. Zodra je een melding doorgeeft, is de voortgang van je melding van stap tot stap te volgen. Het werkt nagenoeg hetzelfde als het track & trace-systeem van pakketdiensten. Je ziet precies wanneer het probleem wordt aangepakt en door wie. En zodra het is opgelost, zie je in Dakota precies wat de oorzaak was, inclusief foto en kostenspecificatie. Daarnaast vergelijken we de data van jouw dak met vergelijkbare partijen. Door data nauwkeurig te analyseren, kunnen we onze klanten nog beter adviseren. Kijk, dan zit je er bovenop. Dat is de realistische en professionele aanpak die je wilt als eigenaar of gebouwbeheerder.”

Al tien jaar toonaangevend

Voor Consolidated en haar klanten is Dakota dan ook een onmisbare tool en waardevolle toevoeging in het vastgoedonderhoud. Dat is precies zoals Ralf Putter het graag ziet. Als hoofd van Daklab en applicatiebeheerder van Dakota, kent hij als geen ander de toegevoegde waarde van data. “Dakota is in 2012 ontwikkeld vanuit de wens om de dienstverlening van Consolidated te verbeteren en efficiënter te kunnen werken. Onder meer door beter overzicht en inzicht in data en deze vervolgens ook te kunnen analyseren. Te veel data stonden toentertijd nog op papier. Dit idee werd zeer enthousiast ontvangen door woningcorporaties.”

“Bij de start van Dakota is gebruikgemaakt van de beschikbare en meest moderne technologieën van die tijd. In tien jaar tijd zijn de technische mogelijkheden alleen maar verder toegenomen. Met Dakota varen we continu mee op de vooruitgang en de mogelijkheden die daardoor ontstaan.”

Dakota 2

Technologische ontwikkelingen in combinatie met de voortdurende drang naar innovatie hebben ervoor gezorgd dat Dakota klaar is voor de volgende stap. “Dakota 2 biedt veel nieuwe functionaliteiten voor gebruikers. Denk hierbij aan nieuwe analysemogelijkheden en rapportages. Als standalone-applicatie is Dakota 2 ook te koppelen met third-party applications, waardoor gebouweigenaren bijvoorbeeld integrale MJOB’s kunnen samenstellen en onderhoudsbedrijven orders kunnen verwerken in Dakota in combinatie met en hun eigen ERP-systeem. Gebruikers krijgen toegang tot nog meer data en inzichten, met daarbij aanvullende mogelijkheden om te sturen op KPI’s die voor hen relevant zijn. Dakota 2 biedt in de toekomst ook mogelijkheden om bijvoorbeeld bewoners actief te informeren over werkzaamheden met betrekking tot planmatig onderhoud. Daarnaast sluit Dakota 2 aan bij veel gebruikte standaarden, zoals de referentiemodellen van CORA en classificaties van NL/SfB”.

Net zoals de wereld van haar gebruikers, staat Dakota nooit stil. “Uiteindelijk is geautomatiseerde data de toekomst. Ook daar zitten we bovenop. Met de komst van Dakota 2 zijn we nog beter voorbereid op nieuwe technologische ontwikkelingen.”